Allgemeine Geschäftsbedingungen

Definitionen

• «Vellum» bezeichnet das Unternehmen Vellum mit Sitz an der Hottingerstrasse 14, 8032 Zürich, Schweiz.
• «Auftraggeber» bezeichnet jede natürliche oder juristische Person, die Leistungen von Vellum in Anspruch nimmt oder eine entsprechende Vereinbarung abschliesst.
• «Leistungen» bezeichnet die von Vellum angebotenen operativen Prozessbegleitungs-Formate: Prozess-Mapping-Briefing, Prozess-Setup-Workshop und Prozess-Companion-Engagement.
• «Vereinbarung» bezeichnet den zwischen den Parteien geschlossenen Leistungsvertrag, einschliesslich dieser AGB und allfälliger schriftlicher Leistungsbeschreibungen.
• «Dokumente» bezeichnet alle im Rahmen einer Leistungserbringung erstellten schriftlichen Outputs (Prozessnarrative, Verantwortungskarten, Zusammenfassungen etc.).

Geltungsbereich und Vertragsschluss

Diese AGB gelten für alle Leistungsvereinbarungen zwischen Vellum und dem Auftraggeber. Abweichende Bedingungen des Auftraggebers sind nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, wir haben ihnen ausdrücklich schriftlich zugestimmt.

Ein Vertrag kommt zustande, wenn wir eine schriftliche Auftragsbestätigung übermitteln oder mit der Leistungserbringung beginnen. Für den Abschluss einer Vereinbarung ist die Geschäftsfähigkeit nach Schweizer Recht erforderlich. Die Leistungen richten sich ausschliesslich an Organisationen und Personen ab 18 Jahren.

Leistungsbeschreibung und Leistungsumfang

Vellum erbringt operative Prozessbegleitung für den nicht-regulierten Teil interner Meldeprozesse. Unsere Leistungen umfassen die Dokumentation, Strukturierung und schriftliche Aufbereitung operativer Abläufe auf Teamebene.

Leistungsformate

• Prozess-Mapping-Briefing (CHF 290): Schriftliche Dokumentation bestehender Abläufe auf Basis eines asynchronen Fragebogens und eines Klärungsgesprächs.
• Prozess-Setup-Workshop (CHF 690): Moderiertes Zwei-Sitzungen-Format zur gemeinsamen Erarbeitung und Dokumentation operativer Abläufe einer Abteilung.
• Prozess-Companion-Engagement (CHF 950): Sechsmonatige Begleitung einer Kontaktperson mit zwei quartalsweisen Prozessreviews.

Geografischer Geltungsbereich

Unsere Leistungen werden primär für Organisationen in der Schweiz erbracht. Die Erbringung für Organisationen im Ausland ist nach gesonderter Abstimmung möglich.

Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Die ordnungsgemässe Leistungserbringung setzt eine aktive Mitwirkung des Auftraggebers voraus. Der Auftraggeber verpflichtet sich insbesondere:

• Fragebogen und Anfragen innerhalb der vereinbarten Fristen zu beantworten
• Relevante Informationen zu bestehenden Abläufen vollständig und korrekt bereitzustellen
• Vereinbarte Sitzungstermine einzuhalten oder bei Verhinderung mindestens 48 Stunden im Voraus abzusagen
• Benannte Ansprechpersonen mit ausreichend Wissen über die zu dokumentierenden Prozesse zu benennen
• Die gelieferten Dokumente auf Richtigkeit zu prüfen und Korrekturen innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt zu melden

Verzögerungen oder Qualitätseinbussen, die auf unzureichende Mitwirkung zurückzuführen sind, gehen nicht zu Lasten von Vellum.

Geistiges Eigentum und Nutzungsrechte

Vellum hält alle Rechte an den im Rahmen der Leistungserbringung entwickelten Methoden, Vorlagen, Prozessmodellen und dem zugehörigen Know-how.

Mit vollständiger Bezahlung des vereinbarten Entgelts überträgt Vellum dem Auftraggeber das nicht-exklusive, unbefristete Recht zur internen Nutzung der für ihn erstellten Dokumente. Eine Weitergabe an Dritte oder eine kommerzielle Verwertung ist ohne schriftliche Zustimmung von Vellum nicht gestattet.

Der Auftraggeber räumt Vellum das Recht ein, die Zusammenarbeit in anonymisierter Form als Referenz zu erwähnen, sofern er dem nicht schriftlich widerspricht.

Zahlungsbedingungen

Alle Preise verstehen sich in Schweizer Franken (CHF) und exklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer, sofern Vellum mehrwertsteuerpflichtig ist.

Zahlungsmodalitäten

• Prozess-Mapping-Briefing: Zahlung nach Rechnungsstellung, fällig innert 14 Tagen nach Rechnungsdatum.
• Prozess-Setup-Workshop: 50% bei Auftragserteilung, 50% nach Abschluss der zweiten Sitzung.
• Prozess-Companion-Engagement: Zahlung des Gesamtbetrags bei Beginn des Engagements, fällig innert 14 Tagen nach Rechnungsdatum.

Zahlungsverzug

Bei Zahlungsverzug von mehr als 14 Tagen nach Fälligkeit sind wir berechtigt, die Leistungserbringung zu unterbrechen bis die ausstehenden Beträge beglichen sind. Es gilt der gesetzliche Verzugszins gemäss Schweizer Obligationenrecht.

Stornierung und Rückerstattung

• Stornierung mehr als 10 Werktage vor Leistungsbeginn: Vollständige Rückerstattung bereits bezahlter Beträge.
• Stornierung 5–10 Werktage vor Leistungsbeginn: Rückerstattung von 50% des Leistungspreises.
• Stornierung weniger als 5 Werktage vor Leistungsbeginn: Keine Rückerstattung.
• Laufende Companion-Engagements: Keine Rückerstattung nach Beginn des ersten Review-Zyklus.

Vertraulichkeit

Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit erhaltenen vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei streng vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben. Diese Vertraulichkeitspflicht gilt während der Vertragsdauer und für einen Zeitraum von fünf Jahren nach Vertragsende.

Von der Vertraulichkeitspflicht ausgenommen sind Informationen, die öffentlich zugänglich sind, dem Empfänger bereits bekannt waren oder die er rechtmässig von Dritten erhalten hat.

Haftungsbeschränkung

Unsere Leistungen werden nach bestem Wissen und Gewissen erbracht. Wir übernehmen keine Gewähr dafür, dass die erstellten Dokumente für behördliche, regulatorische oder rechtliche Zwecke geeignet sind oder bestimmte Ergebnisse erzielen.

Die Haftung von Vellum ist auf direkten Schaden begrenzt und auf den Betrag des jeweiligen Auftrags beschränkt. Jegliche Haftung für mittelbare oder Folgeschäden, entgangenen Gewinn oder immaterielle Schäden ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.

Höhere Gewalt

Vellum haftet nicht für Verzögerungen oder Nichterfüllung, die auf höhere Gewalt zurückzuführen sind (z. B. Naturkatastrophen, Epidemien, behördliche Massnahmen, Infrastrukturausfälle).

Freistellung

Der Auftraggeber stellt Vellum von allen Ansprüchen Dritter frei, die auf einer vertragswidrigen Nutzung der gelieferten Dokumente, auf falschen oder unvollständigen Angaben des Auftraggebers oder auf einer Verletzung dieser AGB durch den Auftraggeber beruhen.

Kündigung und Vertragsbeendigung

Ordentliche Kündigung

Befristete Leistungsformate (Briefing, Workshop) enden mit Abschluss der vereinbarten Leistungserbringung. Das Companion-Engagement kann von beiden Parteien mit einer Frist von 30 Tagen auf das Ende eines Zyklus schriftlich gekündigt werden.

Ausserordentliche Kündigung

Jede Partei kann die Vereinbarung fristlos kündigen, wenn die andere Partei ihre vertraglichen Pflichten wesentlich verletzt und die Verletzung nicht innerhalb von 14 Tagen nach schriftlicher Mahnung behebt.

Folgen der Beendigung

Nach Vertragsende bleiben Regelungen zu Vertraulichkeit, geistigem Eigentum, Haftung und Streitbeilegung in Kraft. Bereits erbrachte Teilleistungen sind entsprechend anteilsmässig zu vergüten.

Anwendbares Recht und Streitbeilegung

Diese AGB und alle daraus entstehenden Vereinbarungen unterliegen ausschliesslich dem Schweizer Recht, unter Ausschluss der Kollisionsnormen und des UN-Kaufrechts.

Aussergerichtliche Streitbeilegung

Bei Meinungsverschiedenheiten verpflichten sich die Parteien, zunächst eine einvernehmliche Lösung auf dem Verhandlungsweg anzustreben. Hierzu nehmen die bevollmächtigten Vertreter beider Parteien innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntwerden der Meinungsverschiedenheit Kontakt auf.

Gerichtsstand

Für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung ist das ordentliche Gericht am Sitz von Vellum in Zürich, Schweiz zuständig, sofern kein zwingender anderer Gerichtsstand gilt.

Allgemeine Bestimmungen

Vollständigkeit der Vereinbarung

Diese AGB sowie allfällige schriftliche Leistungsbeschreibungen bilden die vollständige Vereinbarung zwischen den Parteien und ersetzen alle früheren Absprachen zu diesem Gegenstand.

Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die Parteien verpflichten sich, eine unwirksame Bestimmung durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Bestimmung möglichst nahekommt.

Verzicht

Das Unterlassen der Geltendmachung eines Rechts aus dieser Vereinbarung gilt nicht als Verzicht auf dieses Recht.

Abtretung

Der Auftraggeber darf Rechte oder Pflichten aus dieser Vereinbarung nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung von Vellum abtreten. Vellum ist berechtigt, die Vereinbarung auf verbundene Unternehmen oder Nachfolgeunternehmen zu übertragen.

Mitteilungen

Mitteilungen im Rahmen dieser Vereinbarung erfolgen schriftlich per E-Mail oder Brief an die zuletzt bekannte Adresse der jeweiligen Partei.

Änderungen dieser AGB

Vellum behält sich vor, diese AGB jederzeit anzupassen. Wesentliche Änderungen teilen wir dem Auftraggeber mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten schriftlich mit. Für laufende Engagements gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen AGB.

Die jeweils aktuelle Fassung ist unter vellumxx.club/terms-conditions.html abrufbar.

Kontakt für rechtliche Anfragen